Oft zeigt sich eine erste „Störung“ des Arbeitsverhältnisses in der Erteilung einer Abmahnung durch den Arbeitgeber. Im Unterschied zur Ermahnung enthält die Abmahnung den Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer im Wiederholungsfall mit einer Kündigung rechnen muss. Dieses Warensignal darf, wenn bereits mehrere Abmahnungen ausgesprochen worden sind, jedoch nicht jeweils nur floskelhaft wiederholt werden. In solchen Fällen fordert die Rechtsprechung einen weiteren endgültigen Hinweis, dass der Arbeitsvertragsverstoß das letzte Mal mit einer Abmahnung geahndet wird. Liegt ein Arbeitsvertragsverstoß tatsächlich nicht vor, so muss die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden und darf dann in dem Fall des Ausspruchs einer Kündigung nicht berücksichtigt werden. Sind in einer Abmahnung mehrere Arbeitsvertragsverstöße aufgeführt und trifft einer der dort erwähnten Tatsachen oder Vorfälle nicht zu, so muss die Abmahnung insgesamt aus der Personalakte entfernt werden. Der Arbeitgeber kann, wenn der Arbeitnehmer eine unberechtigte Abmahnung ausgesprochen hat, auch klageweise die Entfernung aus der Personalakte durchsetzen. Der Ausspruch der Abmahnung ist in der Regel eine Wirksamkeitsvoraussetzung für den Ausspruch einer Kündigung, wenn diese aus verhaltensbedingten oder leistungsbedingten Gründen ausgesprochen werden soll. Nur in Ausnahmefällen, beispielsweise bei Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich, ist eine verhaltensbedingte Kündigung ohne vorher erteilte Abmahnung möglich. Soll eine Kündigung auf außerdienstlichem Fehlverhalten basieren, so ist auch hier eine Abmahnung erforderlich. Für den Ausspruch der Abmahnung ist keine Form vorgesehen, es sei denn, es gilt ein Tarifvertrag, in dem die Schriftform vorgeschrieben ist. Ansonsten kann sie auch mündlich ausgesprochen werden. Eine Frist, innerhalb der eine Abmahnung ausgesprochen werden muss, besteht nicht. Es kann jedoch das Recht, eine Abmahnung zu erteilen, verwirkt sein, wenn der Arbeitnehmer sich längere Zeit so verhalten hat, dass ihm keine Vorwürfe zu machen sind.
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